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No AltoQi Visus Workflow, os Processos representam rotinas operacionais que estruturam atividades recorrentes ou executadas sob demanda dentro de um empreendimento.
Neste artigo, você aprenderá como criar e configurar um Processo, podendo estruturá-lo de forma simples ou por meio de uma sequência de etapas, conforme a complexidade da rotina. Exemplos comuns incluem relatórios periódicos, auditorias e rotinas de manutenção, como backups.
Como criar uma entrega de um Processo no Visus Workflow
Como preencher os dados da aba: Dados gerais
Como preencher os dados da aba: Quando executar e passos
Como preencher os dados da aba: Time
Como preencher os dados da aba: Feedback automático
Como preencher os dados da aba: Feedback: pessoas
Como criar uma entrega de um Processo no Visus Workflow
Para criar uma entrega de um novo processo dentro de empreendimentos, é preciso clicar no comando Criar um novo Processo.
Caso o usuário tenha interesse, é possível utilizar modelos de projetos já existentes: Como utilizar um template da AltoQi no AltoQi Visus WorkFlow?
A página é dividida em 4 abas:
- Dados gerais;
- Quando executar e passos;
- Time;
- Feedback automático.
Como preencher os dados da aba: Dados gerais
Nesta aba está estruturada em espaços de inserção de dados que vamos comentar a seguir:
Dados gerais:
Para iniciar, é necessário inserir o Nome do Processo. Ao definir o nome, a página é atualizada automaticamente, solicitando novas informações.
Nome do Processo: permite editar o nome da entrega depois de inserida.
Descrição: permite inserir uma descrição a respeito desta entrega.
Observações e anotação: permite inserir informações adicionais e anotações importantes.
Produtos e serviços:
Relaciona a entrega que está sendo criada a um produto do portfólio, ou seja, a esta entrega pertence a qual produto ou serviço oferecido?
Um exemplo interessante é um escritório que desenvolve projetos de engenharia. Neste caso, podem ser criados os produtos de acordo com a disciplina que o escritório oferece em seus serviços. (Para selecionar um Produto ou Serviço, é necessário que tenhamos cadastrado antecipadamente em: Admin > Cadastros > Seus produtos/serviços)
Metas relacionadas:
Tags:
Anexos:
Ao optar por anexar arquivos, serão oferecidas algumas opções de local onde desejamos buscar o arquivo que será anexado. Sendo possível anexar arquivos do computador, ou do Visus Collab. Para esta segunda opção, recomendamos a leitura do artigo: Integração AltoQi Visus Workflow com o Visus Collab.
Como preencher os dados da aba: Quando executar e passos
No campo Quando executar, o gestor definirá a periodicidade em que este serviço deverá ser realizado, informando a data em que este se iniciará, seguido do ciclo em que ocorre o evento.
- Nome da etapa a ser criada;
- Selecionar um template de checklist para ser aplicado;
- Definir um responsável pela execução deste passo;
- Definir uma data limite para execução do passo, a partir da sua criação;
- Excluir o passo;
Os passos geram tarefas que serão exibidas no kanban e na área de trabalho do colaborador responsável. Contudo, a tarefa é criada na data que foi definida no espaço Quando executar.
Quando houver uma sequência de passos, cada passo gera uma tarefa. Porém, estas tarefas vão sendo geradas conforme a conclusão das tarefas dos passos anteriores. Exemplo: na data planejada para execução, será criada uma tarefa para o primeiro passo. Ao finalizar esta tarefa, é criada a tarefa do passo seguinte e assim sucessivamente.
O Comando Executar manualmente agora ignora a data definida no espaço Quando executar e cria a tarefa do passo de forma instantânea.
Como preencher os dados da aba: Time
Nesta aba é possível adicionar os agentes que farão parte do processo de execução desta entrega clicando em Adicionar pessoa ao time.
Como preencher os dados da aba: Feedback automático
Nesta aba temos a possibilidade de aplicar uma solicitação de feedback de forma automática por meio das seguintes opções, Periódico, Tarefa ou Execução
Como preencher os dados da aba: Feedback: pessoas
Nesta aba, gerada após a seleção da modalidade desejada na aba anterior (Feedback automático), é possível selecionar uma ou mais pessoas-chave que receberão a solicitação de feedback de acordo com as regras da modalidade escolhida.
Ao finalizar as configurações desta entrega, retorne à página Gerenciador, e clique no Empreendimento criado.
Ao abrir o empreendimento, confirme que a segunda entrega já está criada.
Se necessário, o usuário pode excluir um processo do empreendimento. Os itens excluídos permanecem na lixeira do Visus Workflow por até 30 dias antes da exclusão definitiva.
A lixeira permite armazenar planejadores, processos e centrais de atendimento excluídos nesse período, com opção de restauração individual, em lote ou total.
O acesso é restrito a administradores, e os itens na lixeira não aparecem em relatórios, painéis ou notificações.
A lixeira, pode ser acessada no menu principal e localizar a opção: Lixeira Entregas.
Para melhor entendimento, sugerimos a visualização do vídeo, onde demonstramos os passos desse artigo: