A possibilidade de impor a necessidade de aprovar arquivos antes que estes sejam disponibilizados em suas pastas do empreendimento. É mais uma funcionalidade de gestão de arquivos, que atribui ao gestor do empreendimento o controle dos arquivos que são disponibilizados na conta.
Por se tratar de um ambiente comum de dados, onde podemos gerenciar um trabalho colaborativo entre os agentes envolvidos no desenvolvimento dos projetos. Estes agentes irão realizar suas atividades com base em arquivos compartilhados. Garantir que os arquivos inseridos na nuvem estejam de acordo com as premissas estabelecidas pela organização é fundamental para evitar transtornos.
Visando isso, o AltoQi Visus Collab permite que o gestor imponha a necessidade de aprovação dos arquivos inseridos na conta, de modo que a disponibilização do mesmo para download somente se realize após uma avaliação e aprovação do gestor do empreendimento.
Com isso, os arquivos inseridos ficam pendentes de aprovação, e somente serão disponibilizados para os demais agentes quando o mesmo for aprovado.
Para impor a aprovação de arquivos basta habilitar esta função no caminho a seguir:
- Clique sobre o seu nome na região superior esquerda da tela;
- Acesse a página: Gerenciar seu Login AltoQi;
- Você será direcionado a página Administrar conta;
- Expanda o menu: Arquivos para exibir a opção de aprovação;
- Selecione a opção: Aprovações;
- No ambiente apresentado, habilite o campo: Manter inclusões e alterações em arquivos pendentes até que aprovadas.
Esta condição será aplicada para toda a conta, ou seja, todos os empreendimentos passarão a ter esta funcionalidade ativa e não podemos definir individualmente por empreendimento.
Definindo o responsável pela aprovação
Ainda neste ambiente podemos definir o responsável geral pela aprovação dos arquivos inseridos. Por padrão a ferramenta traz a opção do proprietário da conta como aprovador principal. Isto para que caso não seja atribuída esta função a nenhum outro colaborador da conta. O proprietário será naturalmente o aprovador responsável.
Tendo em vista que podemos ter diferentes aprovadores para diferentes pastas dos empreendimentos, a ferramenta permite ainda que sejam definidos aprovadores preferenciais por pastas. Para isso basta:
- Selecionar o colaborador no referido campo;
- Clicar em: Buscar;
- Expanda a árvore de pastas para localizar a pasta que ele será atribuído como aprovador;
- Para definir a pasta, basta selecionar a mesma e clicar em: Adicionar;
- Conclua a atribuição salvando a ação.
Podemos repetir o processo para selecionar mais de uma pasta por colaborador. Após selecionar as pastas elas serão listadas, de modo que possamos confirmar a atribuição. No momento da seleção das pastas, podemos selecionar uma pasta individualmente, ou uma pasta raiz, assim todas as pastas subsequentes a ela, também estarão subordinadas a aprovação do colaborador escolhido.
Condições relacionadas
Condição 1 - Além de ser atribuído como aprovador preferencial para uma determinada pasta o colaborador deverá ter permissão de aprovação de arquivos para que possa realizar esta ação. Estas permissões são atribuídas ao colaborador através da configuração do grupo de colaboração vinculado. Para mais detalhes, sugerimos a leitura do artigo: Como criar um grupo de colaboração?
Condição 2 - Contas colaboradoras que possuírem a permissão de incluir ou atualizar arquivos sem a necessidade se aprovação, poderão inserir arquivos livremente. Estas permissões são atribuídas ao colaborador através da configuração do grupo de colaboração vinculado. Para mais detalhes, sugerimos a leitura do artigo: Como criar um grupo de colaboração?
Condição 3 - Mesmo não sendo o aprovador da pasta, o proprietário da cota poderá aprovar os arquivos. Esta condição está relacionada ao fato de que as contas administradoras possuem todas as permissões atribuídas.
Condição 4 - Arquivos incluídos pela conta administradora serão inseridos sem passar por aprovação. Esta condição está relacionada ao fato de que as contas administradoras possuem todas as permissões atribuídas.
Condição 5 - Colaboradores com permissão de aprovação de arquivos, poderão aprovar os arquivos de qualquer pasta mesmo que não sejam aprovadores principais daquela pasta, desde que:
- Tenha acesso a esta pasta com as permissões de aprovador;
- Não haja um outro colaborador definido como aprovador principal dela.