Conceito de trabalho da ferramenta
Nos dias atuais com os avanços da metodologia de trabalho em BIM e tecnologias aplicadas a engenharia, é cada vez mais comum que as atividades de um determinado produto sejam realizadas por equipes multidisciplinares, onde cada ator será responsável por desenvolver certas atividades em função das suas especialidades. Contudo, nem sempre isso significa que haverá uma divisão do trabalho em partes que serão unificados no final, mas sim, que o produto será desenvolvido de forma colaborativa durante todo o seu ciclo.
O Trabalho colaborativo exige que todos os agentes estejam conectados com o projeto como um todo, ou seja, precisa conhecer todo o processo que envolve o seu desenvolvimento do início ao fim, sabendo exatamente o seu papel dentro deste processo e que a sua atividade impacta diretamente na execução de atividades de outros agentes e vice e versa. Aqui é valido lembrar que não estamos tratando apenas de execução do produto, mas também de processos de vendas e acompanhamentos entre outros.
Para que isto seja possível, é necessário que tenhamos uma boa Gestão do Fluxo de Trabalho e para tanto, é preciso ter um bom controle das informações e consequentemente o compartilhamento destas com a equipe envolvida de forma segura e transparente.
O AltoQi Visus WorkFlow é uma ferramenta que oferece a possibilidade de gerir as atividades de todo o ciclo de vida das oportunidades, dos contratos que estão sendo executados bem como das informações pertinentes aos resultados obtidos em cada um deles, isso permite ao gestor do fluxo, monitorar todas estas informações em um ambiente único e compartilhado com os agentes envolvidos.
Conceitos iniciais
Leads: são contatos com potencial para se tornar uma oportunidade de venda, ou seja, vir a ser um cliente do seu negócio, e podem vir de diferentes origens.
Oportunidades: a partir dos contatos gerados através dos leads podem gerar oportunidades. A partir daqui as negociações são iniciadas e podemos criar atividades para gerenciar o progresso destas oportunidades até seu fechamento.
Atividades: são funções atribuídas aos agentes envolvidos no processo que pode ser de venda ou de execução das entregas. As atividades são criadas pelo gestor de acordo com a sua necessidade de entrega.
Setup: com a evolução de uma oportunidade para o fechamento da proposta serão gerados os setups que irão especificar todos as entregas previstas no contrato bem como a organização da execução deste produto. Aqui o gestor irá especificar, por exemplo, as fases de entrega e suas atividades, o time responsável por cada uma das atividades, entre outros.
Interface do AltoQi Visus WorkFlow
Ao realizar o login na ferramenta o usuário será direcionado para uma pagina conforme mostramos na imagem abaixo:
Área Trabalho: acessando esta guia, serão apresentadas todas as atividades no qual o usuário é o responsável pela execução, ou seja, reúne todas as atividades de responsabilidade do usuário, organizadas em um kanban definido pelas datas de entrega.
Painéis: apresenta as opções de visualização através de Dashboards gerais de todas as oportunidades e atividades existentes na conta, bem como, o gráfico de Gantt das mesmas.
Gerenciador: neste recurso é possível verificar todos os empreendimentos, assim como criar novos. Também permite criar novos planejadores e processos, e verificar relatórios de tempo investido e dos planejadores.
KanBan: o KanBan oferece um ambiente que reúne todas as atividades da conta, sejam elas de vendas ou entregas. Aqui o usuário poderá aplicar filtros para visualizar apenas as atividades desejadas.
Vendas: todas as ações referente ao controle de leads e oportunidades de negócios, sendo possível criar novos leads e novas oportunidades, bem como visualizar todos os itens existentes, que podem ser acessadas através dos tópicos desta guia.
Feedback: no AltoQi Visus WorkFlow podemos solicitar pesquisas de satisfação junto ao cliente enviando solicitação de feedbacks, estas solicitações podem ser realizadas nesta guia.
Clientes: nesta guia podemos cadastrar clientes que serão atendidos e também visualizar os já existentes.
Metas: no AltoQi Visus WorkFlow podemos ainda criar metas e objetivos, para direcionar a equipe e verificar o progresso dos processos e resultados obtidos, todas estas funcionalidades podem ser acessadas nesse ambiente.
Adimin: todas as configurações da conta estão presentes e podem ser acessadas através desta guia, será através desta guia que podemos criar os usuários, cadastros, etc.
Para melhor compreensão, vamos conceituar alguns termos importantes no fluxo de trabalho do AltoQi WorkFlow. Ao longo dos artigos desta categoria iremos, demostrar detalhadamente cada função da ferramenta.
Para melhor entendimento, sugerimos a visualização do vídeo, onde demonstramos os passos desse artigo: