Gestão de arquivos | Status dos arquivos - ISO 19650

Com objetivo de atender a ISO 19650, possibilitando os gestores de projetos controlar e validar as atualizações de arquivos de uma obra, no AltoQi Visus Collab é possível definir um Status para os arquivos. Por default,  alguns status já estão configurados. Neste artigo apresentamos:

Status previstos na ABNT NBR ISO 19650

Status da solução Visus Collab 

Criando novos Status no Visus Collab

Atribuindo status nos arquivos do Visus Collab

Status previstos na ABNT NBR ISO 19650:

Trabalho em andamento:
A informação encontra-se em fase de desenvolvimento pela equipe responsável. Seu uso é restrito ao ambiente interno de produção, não devendo ser compartilhada nem utilizada por outras equipes ou para fins contratuais, uma vez que ainda está sujeita a revisões e alterações.

Compartilhado:
A informação passou por verificações internas e está disponível para compartilhamento com outras disciplinas ou partes interessadas. Nesse status, os arquivos podem ser utilizados para coordenação, compatibilização e análises, servindo de base para revisões e processos de aprovação antes da publicação.

Publicado:
A informação foi devidamente aprovada e está liberada para uso oficial. Pode ser utilizada para execução, gerenciamento, operação ou manutenção do ativo, conforme a fase do empreendimento, sendo considerada confiável para tomada de decisão.

Arquivado:
A informação já cumpriu sua finalidade no processo e não é mais necessária para uso ativo. É mantida apenas para fins de registro histórico, rastreabilidade, auditoria ou consulta futura, não devendo sofrer alterações.

Status da solução Visus Collab

Os status nativos da solução AltoQi Visus Collab têm a finalidade de complementar a gestão dos arquivos, permitindo também, em determinados casos, a aplicação de restrições de uso e de ações conforme o estágio da informação.

Sem status:
Pode ser utilizado para manter o arquivo sem um status ativo. Esta opção possui caráter exclusivamente informativo e somente estará disponível para aplicação quando o arquivo já possuir outro status previamente definido.

Novo:
Pode ser utilizado para identificar que o arquivo foi recém-inserido na plataforma. Possui caráter informativo e não aplica restrições ou sanções às ações do arquivo.

Liberado:
Pode ser aplicado no arquivo quando ocorre a mudança de status de um arquivo que estava Com bloqueio ou Com restrição. Sua aplicação somente estará disponível se o arquivo possuir um desses dois status.
Além do caráter informativo, este status remove as restrições anteriormente aplicadas. A liberação de um arquivo que estava bloqueado ou restrito exige, obrigatoriamente, a descrição do motivo da liberação.

Com bloqueio:
Este status é apresentado no arquivo quando um administrador ou colaborador com permissões realiza o bloqueio do arquivo por determinado motivo.
Ao ser aplicado, o status impõe sanções ao arquivo, que poderá ficar impedido de ser baixado, atualizado ou excluído, conforme a condição definida no momento da aplicação. Nesse caso, também é obrigatória a informação do motivo do bloqueio.

Com restrição:
Pode ser utilizado para indicar que o arquivo possui restrições associadas. Este status não aplica sanções diretas às ações do arquivo, porém é obrigatório informar o motivo de sua aplicação. Possui caráter informativo com registro do contexto da restrição.

Liberado para a obra:
Ao ser aplicado, este status torna o arquivo disponível para usuários que possuem a restrição de acesso definida pela permissão “Acessar apenas arquivos liberados para obra”.
Quando um colaborador possui essa limitação de acesso, a aplicação deste status permite que o arquivo se torne visível e acessível a ele.
Essa restrição pode ser configurada ao atribuir ao grupo de colaboração do usuário, na pasta correspondente, a permissão “Acessar apenas arquivos liberados para obra”.
A aplicação deste status exige, obrigatoriamente, a descrição do motivo.

Criando novos Status no Visus Collab

Para configurar os Status de arquivos, siga os passos:

• Acessar Administrar conta;
  

• Clicar em Arquivos;
• Posteriormente, clicar em Status;
• Ao acessar esse recurso, o usuário tem acesso à lista completa de Status existentes cadastrados.
  Nos Status da ISO 19650, a única alteração permitida é a da coloração. Porém, o usuário poderá criar novos Status de acordo com a necessidade, e assim poder editar, desativar e excluir esses.

1. Para criar um novo status, basta preencher os campos de: Código, Status, Descrição, e defina uma cor.
2. Em seguida clique em Adicionar que ficará ativo após o preenchimento dos campos. 

 

 

Atribuindo status nos arquivos do Visus Collab

Para atribuir um status de acompanhamento dos arquivos, siga os passos:

• Ao abrir o AltoQi Visus Collab, acesse o módulo Empreendimentos;
• Dentro das disciplinas, selecione um arquivo desejado;
• Clicar em Editar status;

1. Ao abrir a janela de Editar status, a interface a seguir será apresentada:

1. Ao selecionar um Status, é necessário descrever uma justificativa do motivo de mudança do status, e ao final do processo clicar em Salvar para sair da janela. 
2. Após esse processo o arquivo apresentará o Status da seguinte maneira: