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Ao impor a necessidade de aprovação de arquivos, conforme apresentamos no artigo Como impor aprovação de arquivos. Os arquivos inseridos na conta, ficam em um ambiente específico, aguardando a avaliação e liberação do gestor que possui esta atribuição no fluxo de trabalho.
Ao inserir um arquivo nestas condições, além de o mesmo ficar listado na página de Aprovações pendentes, o arquivo é apresentado na pasta onde foi inserido. Contudo, é identificado com o status de aprovação pendente e fica inacessível até que a sua aprovação seja realizada. Para mais detalhes sobre os status de um arquivo, consulte o artigo: Status dos arquivos - ISO 19650.
Para aprovar os arquivos, precisamos acessar a lista de arquivos pendentes. Assim, basta seguir os seguintes passos:
- Acesse a conta do AltoQi Visus Collab;
- Abra o menu principal;
- Clique na opção: Aprovações pendentes.
Neste ambiente, serão listados todos os arquivos que estão aguardando por aprovação com suas principais informações apresentadas nas seguintes colunas: nome do arquivo, descrição, data em que foi gerado ou atualizado, a conta responsável pela aprovação, e a conta que inseriu o arquivo. Conforme apresentado na imagem a seguir:
Caso haja mais de um arquivo, possuímos a opção de aprovar todos os arquivos da lista através do comando: Aprovar.
Selecionando um arquivo, outras opções são apresentadas.
Aprovar: Libera totalmente o arquivo e o mesmo fica liberado na pasta onde foi inserido para que os agentes possam realizar download entre outras ações que possuam permissão.
Com restrição: Libera o arquivo para utilização, porém, solicita que sejam informados os motivos da restrição. Com isso, o status do arquivo passa a presentar a identificação de restrição. Os motivos descritos no momento da restrição pode ser visualizados nos eventos do arquivo.
Reprovar: Reprova o arquivo que é excluído da lista e também da sua visualização na pasta onde foi inserido. Esta opção também exige que seja descrito o motivo da reprovação, portanto, os motivos apresentados podem ser conferidos nos eventos do empreendimento.
Ainda sobre os arquivos em espera de aprovação, podemos: realizar download, renomear, enviar diretamente para a lixeira, e verificar seus eventos.
Para contas colaboradoras os arquivos pendentes são apresentados de acordo com as condições descritas no artigo Como impor aprovação de arquivos.