O planejamento de obras é uma etapa fundamental para garantir o sucesso de um empreendimento. Toda obra, por menor que seja, precisa ter um bom planejamento. Ele é o primeiro passo para a definição e organização de um projeto, podendo ser considerado um guia para a realização da obra. É no planejamento de obras onde são determinadas as etapas e fases da obra, sendo consideradas a combinação de diversas atividades fundamentais, como orçamento, cronograma e o posterior controle e acompanhamento da obra. Com as informações retiradas do planejamento de obras, é possível fazer estimativas, obter previsões e identificar possíveis impactos, tendo uma visão geral do projeto. Portanto, é de grande importância que conheçamos os fatores que envolvem esta disciplina, de modo que possamos considerar as diversas variáveis que envolvem este procedimento, evitando ao máximo surpresas indesejadas. Para isso, preparamos este artigo abordando alguns conceitos importantes que devemos conhecer e considerar no processo de planejamento de obras.
- Planejamento de Obras - O que é planejamento de obra?
- Planejamento de Obras - Atividades predecessoras
- Planejamento de Obras - Gráfico de Gantt
- Planejamento de Obras - Tempo de execução das atividades
- Planejamento de Obras - Curva S
- Planejamento de Obras - Histograma de mão de obra
O cronograma de obras é considerado uma parte fundamental do planejamento de execução do empreendimento porque nele são listadas todas as atividades necessárias para que o projeto se concretize. Ainda, auxilia na programação e organização de atividades de forma que o construtor consiga cumprir prazos, aumentar a produtividade e a eficiência, além de fornecer subsídios para que a empresa aprimore seus processos de forma constante. Requer disciplina e controle eficiente, para corrigir possíveis problemas em tempo hábil, visando evitar que se tornem graves e, muitas vezes, irreversíveis no decorrer da execução dos projetos.
O problema com o tempo de execução é que está essencialmente ligado a uma “previsão” feita, que pode ser “tempo previsto”, “tempo estimado”, “tempo planejado”, etc. Estas previsões são feitas durante a fase de planejamento do projeto, ou seja, antes da execução efetiva do projeto. Como o próprio nome já indica, as “previsões” estão sujeitas a imprevistos e a não ocorrerem 100% da forma esperada, e mesmo para os planejadores mais experientes o acerto total é pouco provável de ocorrer.
Quanto maior for o tempo gasto com planejamento em todas as fases do ciclo de vida do projeto, maiores as chances de sucesso do mesmo. Portanto, elaborar o cronograma do projeto é uma atividade que deve demandar tempo e energia de acordo com sua importância para os projetos.
O cronograma deve ser elaborado com cuidado e com base em previsões que sejam as mais fundamentadas possíveis, o que nem sempre ocorre. Os cronogramas geralmente são elaborados considerando marcos contratuais, de faturamento ou de entrega, pré-acordados, sem uma análise adequada, para verificar a real viabilidade da sua execução. Quanto mais audaciosos forem os prazos estimados em um projeto, maior a possibilidade de atrasos. Portanto, deve-se evitar considerar prazos excessivamente justos e/ou arrojados no planejamento.
É fundamental na gestão de um projeto fazer o controle da evolução do mesmo, além de monitorar continuamente toda a sua trajetória, a quantidade já realizada e o tempo gasto na execução, comparando com a quantidade ainda a realizar e o prazo restante para concluir. Isto possibilitará identificar se existe a necessidade de tomadas de ações corretivas, quando forem verificados desvios negativos ou tendências dos mesmos virem a ocorrer, em relação ao que foi planejado.
Não se deve esperar acertos constantes nas estimativas de tempo. Na verdade, pelo contrário, conforme já foi dito, como são em sua essência “previsões”, elas estarão sempre propensas a falhas. Por isto, o controle e o monitoramento ininterrupto são essenciais, para detectar desvios em tempo hábil e tomar as possíveis medidas corretivas. Isto requer dedicação e aplicação das equipes, de seus planejadores e gerentes de projeto, para encontrarem em conjunto as soluções mais apropriadas, para atender a cada tipo e situações de seus projetos.
Práticas para elaborar um cronograma
Listar atividades
A montagem de um cronograma de obra eficaz inicia pelo levantamento e listagem de todas as atividades necessárias para viabilizar a construção do empreendimento.
É importante detalhar as atividades em subtarefas. Por exemplo, em vez de incluir apenas “assentamento de piso”, abaixo desse registro podem ser listados todos os serviços incluídos nele, como “execução de contrapiso”, “colocação de azulejos”, “aplicação de rejunte” e “limpeza”. Um cronograma de obra detalhado exige maior frequência de atualização, pois possuem mais indicadores envolvidos, mas, também, ajuda a visualizar as várias entregas que fazem parte do projeto.
Quanto mais completa e detalhada for essa etapa, mais próximo o planejamento de execução ficará da realidade e, com isso, existem maiores chances do construtor estipular prazos mais próximos da realidade e o cronograma sofrer menos ajustes. Sem contar que um maior nível de conhecimento acerca das atividades fará a construtora ficar mais preparada para lidar com imprevistos e replanejamentos. Essas atividades, geralmente seguem as atividades definidas na EAP de orçamento da obra.
Conhecer os prazos e a equipe para definir datas
É de extrema importância conhecer os prazos estabelecidos e as equipes de trabalho que serão utilizadas. Isso porque montar um cronograma de obra considerando o rendimento de um time de 10 colaboradores da própria empresa, por exemplo, vai exigir que a data de entrega se ajuste à capacidade de produção dessas pessoas, situação que seria diferente no caso de se contratar uma mão de obra sob demanda, onde a equipe será definida em função dos prazos estabelecidos e quantidade de serviço a ser executado.
Relacionar datas
Durante a construção de um empreendimento algumas atividades precisam ser finalizadas, antes do início de outras atividades, pelo menos parcialmente, para que a obra evolua de forma organizada, produtiva e sustentável.
Algumas atividades que precisam ser realizadas imediatamente depois, e outras que devem acontecer ao mesmo tempo para garantir que os resultados desejados sejam alcançados. Essas são as chamadas atividades predecessoras, sucessoras e simultâneas.
Deixar as atividades relacionadas corretamente também ajuda na geração de histogramas de obra, ou seja, no levantamento de quais e quantos profissionais serão necessários para a realização de cada etapa da construção. Por exemplo: em um serviço de alvenaria no qual o levantamento da parede já prevê instalações hidráulicas e elétricas será necessário ter à disposição, além de pedreiro e servente, um eletricista para fazer ligações elétricas e um encanador para fazer as hidráulicas, ajudando a construtora a se programar para contratar os profissionais em tempo hábil.
Conhecer as condições climáticas da região
Clima e construção civil deveriam andar de mãos dadas, mas garantir que isso aconteça não é fácil. Uma situação muito comum que bagunça as datas planejadas e causa atraso nas obras são as chuvas, uma vez que a imprevisibilidade do tempo e as situações que fogem à regra prejudicam o cronograma. O mau tempo pode gerar o aumento dos custos, afetando um grande número de frentes de trabalhos. Equipamentos, materiais, trabalhadores, a qualidade e a quantidade de serviços prestados estão diretamente afetados pela relação clima e construção civil.
Para evitar transtornos, aconselha-se dar atenção especial ao planejamento, coletando informações sobre o histórico do clima na região. Algumas medidas preventivas ajudam a evitar possíveis contratempos. Se o cronograma permitir, procure evitar a execução de determinadas tarefas entre os meses em que o índice pluviométrico aumenta consideravelmente. Nessas épocas, deve-se dar atenção especial aos fortes ventos que às vezes acompanham as chuvas, pois impedem a execução de determinadas atividades como a estabilização de alvenarias recém-executadas. Além disso, se possível deixe “de reserva” alguns serviços em área já coberta.
Calcular o tempo de uma tarefa
Para estimar o tempo de forma eficaz, é essencial compreender o que é necessário, priorizar atividades e tarefas, decidir quem precisa estar envolvido, fazer estimativas, e usar vários métodos de estatísticas para obter resultados de tempo e prazos mais precisos.
O tempo que será investido em cada atividade pode ser calculado com base nos itens listados no orçamento, onde através de estimativas estatísticas de produtividade confrontado com a quantidade de serviço que será executado para a atividade, pode-se calcular o tempo necessário para a sua execução em função da equipe que será utilizada. Dai a importância de um orçamento bem elaborado e detalhado para fase de planejamento de uma obra.
Uma solução tecnológica especializada no segmento de construção civil ajuda a fazer isso cruzando informações como quantidade de insumos que serão utilizados, mão de obra que será aplicada e tamanho da área a ser trabalhada.
Medir resultados
O cronograma das atividades também pode ser estimado com base no cronograma anterior. Além de servir de referência para os próximos cronogramas e demais documentos da construtora, comparar a situação final do cronograma de obra com a inicial para analisar variações e eventuais replanejamentos e seus motivos faz com que essa experiência possa ser levada para o planejamento de obras futuras, tornando os próximos planejamentos mais assertivos, evitando a repetição de erros e potencializando as vantagens.
A análise dos resultados é imprescindível para geração de aprendizado e a melhoria dos processos, por isso é muito importante registrar e organizar todas as informações corretamente. Ter essa análise como prática constante também ajudará a conhecer melhor os detalhes do processo construtivo em geral e de produtividade da própria construtora.
Aqui é valido lembrar que os mecanismos utilizados para estimar os prazos de execução de um serviço, são extraídos de estudos e experiências anteriores, então utilizar destes dados para aprimorar os índices irão trazer resultados cada vez mais satisfatórios.
Ações que auxiliam nos planejamentos e estimativas dos projetos
- Examinar e consolidar completamente o escopo antes de estimar os prazos do projeto;
- Não realizar a estimativa dos prazos do projeto com base no prazo desejado;
- Verificar informações históricas de outros projetos anteriores e semelhantes, para ter como base ao estimar os prazos de um novo projeto;
- Os recursos considerados no projeto devem possuir real disponibilidade;
- A elaboração do cronograma deve envolver preferencialmente toda a equipe e representar um consenso geral;
- Procurar envolver ao máximo os clientes, não só para participar no planejamento, como também na execução do projeto;
- Obter o máximo de informações possível sobre as condições de execução do projeto (cultura de trabalho do cliente, suas normas de segurança, de projeto, de obra e outras praticadas; acordos sindicais vigentes no local da execução do projeto; calendário religioso/festivo e outros costumes, regionalidades ou leis locais que possam afetar o desenvolvimento do projeto);
- Analisar e considerar os riscos do projeto no planejamento;
- Monitorar a execução do projeto e adequar o cronograma sempre que for preciso;
- Promover ações efetivas, envolver e incentivar a equipe para recuperar o cronograma, quando forem identificados atrasos.
Fatores que contribuem para a distorção das durações reais das atividades
Não é uma novidade para os profissionais de planejamento a afirmação de que as durações planejadas, normalmente, apresentam distorções com relação às durações reais realizadas durante o projeto. Alguns fatores contribuem para isto, tais como:
- Trabalhos executados com informações equivocadas ou mesmo de forma errada, que precisam ser refeitos, implicando em tempo adicional para concluir as atividades;
- Considerar um recurso sendo utilizado durante um determinado tempo ou período e, na prática, o tempo de utilização real ou eficaz ser inferior ao esperado;
- Estimar-se um tipo de recurso e na hora utilizar-se outro;
- Contingências não previstas no planejamento (greves, atrasos na entrega de materiais, equipamentos ou ferramentas, chuvas, geadas e outros fenômenos meteorológicos não previstos).