O planejamento de obras é uma etapa fundamental para garantir o sucesso de um empreendimento. Toda obra, por menor que seja, precisa ter um bom planejamento. Ele é o primeiro passo para a definição e organização de um projeto, podendo ser considerado um guia para a realização da obra. É no planejamento de obras onde são determinadas as etapas e fases da obra, sendo consideradas a combinação de diversas atividades fundamentais, como orçamento, cronograma e o posterior controle e acompanhamento da obra. Com as informações retiradas do planejamento de obras, é possível fazer estimativas, obter previsões e identificar possíveis impactos, tendo uma visão geral do projeto. Portanto, é de grande importância que conheçamos os fatores que envolvem esta disciplina, de modo que possamos considerar as diversas variáveis que envolvem este procedimento, evitando ao máximo surpresas indesejadas. Para isso, preparamos este artigo abordando alguns conceitos importantes que devemos conhecer e considerar no processo de planejamento de obras.
- Planejamento de Obras - O que é planejamento de obra?
- Planejamento de Obras - Atividades predecessoras
- Planejamento de Obras - Gráfico de Gantt
- Planejamento de Obras - Tempo de execução das atividades
- Planejamento de Obras - Curva S
- Planejamento de Obras - Histograma de mão de obra
O Gráfico de Gantt, ou Diagrama de Gantt, tem por objetivo mostrar de forma visual o cronograma de planejamento de um projeto, onde auxilia na avaliação dos prazos, e datas de execução planejadas. Através dele, também é possível visualizar a interdependência entre as tarefas. Em linhas gerais, esta ferramenta demonstra o planejamento da obra de forma gráfica, onde é possível reconhecer os prazos de cada atividade, e em qual momento devem iniciar, ou finalizar. O conjunto destas atividades formam o cronograma de uma obra por completo.
Como qualquer gráfico, o diagrama de Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical contém as atividades que precisam ser feitas, e o eixo horizontal exibe o tempo de início e de término de cada atividade. Relacionando os dois eixos podemos ver em quanto tempo o projeto será entregue e até mesmo quais atividades devem ser concluídas primeiro.
O Gráfico de Gantt
O diagrama composto por barras ou linhas que representam a linha do tempo e mostram a duração de cada tarefa e o tempo total necessário para cumprir todo o projeto. E apresenta os seguintes benefícios:
- Segmentar tarefas: esta ferramenta controla inúmeras etapas de um projeto, é interessante dividi-las em atividades menores para facilitar o controle, de forma a analisar o que deve ser feito, quem deve fazer e quando deve ser feito. Com essa divisão mais detalhada, todos os envolvidos no projeto têm consciência das atividades que precisam ser realizadas.
- Distribuir responsabilidades: além de dar espaço para organizar as atividades, as relações e os prazos, o gráfico de Gantt permite incrementar o gráfico com informações dos responsáveis por cada tarefa ou operação facilitando a comunicação entre as pessoas.
- Interdependência de atividades: tendo em conta a interdependência entre as tarefas e operações, através de uma visão mais clara do projeto, é possível conscientizar a equipe que o cumprimento do prazo de uma tarefa ou operação é fundamental para a execução do próximo passo, e para o cumprimento do prazo de entrega do projeto ou de uma ordem de produção. Assunto tratado no artigo: Planejamento de Obras - Atividades predecessoras
- Apresentar relações entre as atividades: há tarefas que dependem umas das outras, a principal função desta ferramenta é explicar a relação de dependência, permitindo que a equipe entenda como é importante cumprir os prazos para que o projeto não atrase.
- Definir prazos de entrega: auxilia na definição de prazos, já que possibilita uma visão geral de todas as tarefas, suas durações, relações de interdependência, e poderá assim definir prazos de entrega realistas para os clientes, e realizar ações para reduzir os prazos de entrega.
- Acompanhar o andamento: serve para que a equipe envolvida possa acompanhar o andamento do projeto. Isso torna mais fácil acompanhar o status de cada atividade e, caso alguma etapa estiver em atraso, tem como identificar e pensar em estratégias que coloquem o projeto de volta ao trilho o mais rápido possível.
Informações que podemos encontrar no Gráfico de Gantt
O cronograma de Gantt contém diversas partes, cada uma relacionada a um aspecto diferente do projeto. Ele pode ter variações, dependendo da complexidade e dos detalhes que forem inseridos no projeto, mas deve conter os seguintes elementos:
- Tempo: data e duração de cada tarefa são geralmente exibidas em dias/semanas/meses, mas também podem ser representadas em minutos/horas. O dia/hora atual é geralmente destacado. O comprimento de cada retângulo (barra) indica quanto tempo se espera que uma tarefa demore, ou seja, a duração da tarefa.
- Datas: datas específicas, geralmente localizadas na parte superior do gráfico, marcam as datas de início e término esperadas das tarefas individuais e de todo o projeto.
- Tarefas: existem atividades individuais (ou tarefas) em diferentes estágios de conclusão. Cada tarefa pode estar sozinha ou ser parte de um conjunto maior de tarefas (idealmente: grupos e subgrupos).
- Proprietário: representa a pessoa responsável pela tarefa, podendo ser mais de uma pessoa ou até uma equipe inteira.
- Status: cada tarefa passa por vários estágios até a sua conclusão. O status indica em que estágio cada tarefa está atualmente. Os status comuns incluem “próxima”, “em planejamento”, “parado”, “etapas futuras”, “meta” e assim por diante.
- Escala de tempo: controla os intervalos de tempo exibidos no gráfico. Pode representar horas, dias, semanas etc.
- Marcos: definidos como as tarefas principais que não têm duração, e geralmente marcam o fim de uma determinada parte do projeto. Esta é a data definida para a conclusão do projeto (sua data de término) ou datas de metas ou pontos de verificação importantes de um projeto.
- Dependências: mostram as relações entre as tarefas, indicando quando estas devem começar ou terminar em relação a outra tarefa (ou várias tarefas). Muitas tarefas não podem ser iniciadas até que outra tarefa seja concluída. E são representadas como flechas que conectam duas tarefas.
- Gráfico de barras de linha do tempo: um gráfico de barras de linha do tempo é a base do gráfico de Gantt. Ele inclui barras de Gantt e outros símbolos utilizados para demonstrar tarefas, agendamento e relacionamentos.
- Barra de Gantt: representação visual de uma tarefa. Mostra a duração e o tipo de uma tarefa, por exemplo, se é um marco ou uma tarefa crítica. A barra também pode exibir a porcentagem de conclusão de uma tarefa, folgas de tempo e datas planejadas x datas reais de início e término.
Não é raro que os projetos possuam várias tarefas sendo realizadas ao mesmo tempo. No entanto, os gráficos de Gantt têm a capacidade de mostrar as tarefas que podem ser concluídas simultaneamente.
Etapas importantes para a geração do Gráfico de Gantt
É necessário um esforço considerável para criar um gráfico de Gantt. No entanto, se ele for feito corretamente, pode ser um recurso muito importante para planejar e concluir um projeto. Os passos abaixo mostram como fazer um gráfico de Gantt organizado e preciso, contendo todas as informações necessárias para guiar um projeto do início ao fim:
Identificar tarefas individuais: Primeiramente é preciso identificar as tarefas e subtarefas necessárias para concluir o projeto. Pode ser utilizada uma estrutura de detalhamento do trabalho ou envolver diferentes membros de uma equipe para determinar com mais precisão quais atividades são essenciais para o projeto.
Determinar os relacionamentos entre as tarefas: Depois de montar uma lista de tarefas completas, é preciso determinar a relação entre cada tarefa e subtarefa. Ao entender quais tarefas dependem da outra, é possível identificar quais atividades podem ser concluídas ao mesmo tempo e quais devem ser concluídas uma depois da outra.
Criar uma linha do tempo de atividades: Estabelecer prazos realistas para o projeto, é importante considerar a quantidade de tempo necessária para criar tarefas individuais e o tempo de atraso antes de criar um prazo, pois prazos pouco realistas podem criar estresse desnecessário. Além de organizar tarefas na ordem correta para representar as dependências, criando o plano de ação mais eficaz para seu projeto.
Inserir as informações no gráfico: Inserir as informações do projeto no gráfico e certificar que o gráfico contém todas as tarefas e dependências. Também adicionar uma legenda no gráfico para indicar o significado das diferentes formas, setas e cores.
Atribuir tarefas e recursos aos indivíduos ou equipes: Atribuir cada tarefa a uma equipe ou indivíduo, para que todos entendam claramente sua função no projeto e estejam atentos aos prazos mais importantes.
Atualizar o diagrama conforme o andamento da equipe: É importante manter um alto grau de flexibilidade no digrama de Gantt e também atualizar o mesmo para mostrar as tarefas concluídas, prazos revisados ou a propriedade da tarefa. O diagrama de Gantt atualizado auxilia a equipe a se adaptar e ter agilidade conforme o andamento do projeto.
Vantagens do Gráfico de Gantt
- Fornecem uma visão geral e detalhada dos requisitos de um projeto.
- Podem ser usados para manter as partes interessadas e os clientes informados dos prazos e do progresso conforme o andamento do projeto.
- É adequado para definir prazos para toda a equipe e identificar soluções alternativas para os obstáculos;
- Fornecem uma referência visual detalhada para gerentes de projetos e membros das equipes, atribuindo a responsabilidade de conclusão de tarefas aos indivíduos e equipes.
- Um gráfico organizado pode ajudar gerentes de projetos a visualizar dependências de tarefas e criar um planejamento mais eficaz.